Minder verzuim begint bij echte aandacht op de werkvloer

In het programma Verzuim Innovatieve Aanpak 2019-2023 werkten negen vvt-organisaties samen met Zorgbelang Inclusief aan een relationele benadering van inzetbaarheid. Bij vijf organisaties werden pilots uitgevoerd. Het ging om Maanderzand, DrieGasthuizenGroep, Saamborgh, RST Zorgverleners en Innoforte. De resultaten spreken voor zich. Bij Maanderzand daalde het langdurig verzuim van 20 procent naar slechts 2 procent. Ook de andere organisaties zagen verbeteringen in betrokkenheid, samenwerking en vitaliteit. Teamleden voelden zich meer gehoord en durfden sneller aan te geven wanneer grenzen in zicht kwamen. Leidinggevenden merkten dat het onderlinge vertrouwen in teams groeide.

Relationeel werken als fundament voor duurzame inzetbaarheid

De inzichten rondom relationeel werken kwamen niet uit het niets. Zorgbelang Inclusief startte met onderzoek bij in eerste instantie 12 verpleeg- en verzorgingshuizen om te achterhalen wat er precies speelde. ‘We zijn echt de praktijk ingegaan,’ vertelt Karin Kalthoff, senior projectleider. ‘We hebben gesprekken gevoerd, enquêtes uitgezet en creatieve sessies georganiseerd met medewerkers en cliënten. In creatieve denksessies hebben we samen gezocht naar de kernproblemen en mogelijke oplossingsrichtingen.’

Een goede roostering en duidelijke afspraken dragen enorm bij aan inzetbaarheid

Steeds kwamen 2 hoofdthema’s naar voren. Kalthoff legt uit: ‘Het was niet verrassend dat verzuim vaak te maken had met houding en gedrag. Als de sfeer niet goed was of als er een leidinggevende was die geen oog had voor zijn mensen, dan meldden medewerkers zich sneller ziek.’ Daarnaast bleek dat ook de randvoorwaarden belangrijk waren. ‘Een goede roostering en duidelijke afspraken dragen enorm bij aan inzetbaarheid,’ aldus Kalthoff. De conclusie was dat een combinatie van helder leiderschap, goede afspraken en sterke onderlinge relaties een mogelijke oplossing kon zijn om het hoge verzuim terug te dringen. Op basis van deze inzichten werd aansluiting gevonden bij de presentietheorie van Andries Baart.

De presentietheorie in de praktijk

De presentietheorie benadrukt dat aanwezigheid, betrokkenheid en echte aandacht cruciaal zijn in elke relatie. Niet sturen op afstand, maar nabij zijn zonder oordeel. In de context van de zorg vertaalt zich dat naar een werkcultuur, waarin medewerkers zich veilig voelen om grenzen aan te geven en waarin leidinggevenden actief verbinding maken. Hoe deze principes in de dagelijkse praktijk uitpakten, blijkt uit de ervaringen bij onder meer DrieGasthuizenGroep en RST Zorgverleners.

Voorbeeld 1: DrieGasthuizenGroep

Bij de DrieGasthuizenGroep werd een preventief verzuimbeleid ontwikkeld, gekoppeld aan Positieve Gezondheid. ‘We hebben daar geholpen om samen een missie en visie te ontwikkelen,’ vertelt Kalthoff. ‘Mensen werden gemotiveerd om samen na te denken. Wat gebeurt er om ons heen en hoe kunnen we de situatie zo veilig maken dat collega’s elkaar opvangen? En als je ziek bent, wat kun je dan nog wel en wat niet?’ Daarnaast ontdekten ze de waarde van familieparticipatie. ‘Familieleden gaven vaak aan dat ze wilden helpen, omdat ze zagen hoe druk het personeel het had,’ vertelt Kalthoff. Maar hun hulp werd meestal niet echt benut. Een gemiste kans, volgens Kalthoff: ‘Familieleden wilden structureel ondersteunen, maar kregen daar vaak niet de ruimte voor.’

Door deze inzichten werd familieparticipatie bewuster ingezet. Bovendien kwam er een teamleider ‘Vitale en duurzame inzetbaarheid’ die op alle beleidsniveaus meedenkt over hoe duurzame inzetbaarheid en familieparticipatie structureel ingebed kunnen worden. ‘Je moet daar als hele organisatie achter staan,’ benadrukt Kalthoff.

Voorbeeld 2: RST Zorgverleners

Bij RST Zorgverleners lag de focus op jonge medewerkers onder de 35 jaar. ‘RST merkte dat juist in die groep de uitstroom en het verzuim anders waren,’ zegt Kalthoff. ‘We zochten uit wat deze jonge medewerkers nodig hadden om gemotiveerd te blijven.’ De uitkomsten waren duidelijk. Vooral uitdaging, persoonlijke ontwikkeling, extra verantwoordelijkheden en meer zelfsturing. ‘Ze wilden hun werk zelf regelen, maar daarbij ook echt vertrouwen krijgen,’ aldus Kalthoff. Het resultaat was dat het personeelsbeleid beter werd afgestemd op de wensen van deze groep om zo het verzuim en de uitstroom terug te dringen.

Wat werkt wel, en wat werkt niet?

Uit de pilots kwamen belangrijke lessen naar voren.

Wat werkte:

• Echte aandacht van leidinggevenden voor de werkvloer, zichtbaar in dagelijks contact.
• actieve betrokkenheid van medewerkers bij de beleidsontwikkeling over inzetbaarheid.
• Aansluiting bij specifieke behoeften van doelgroepen zoals jonge medewerkers.
• Betrekken van cliënten en familie bij het versterken van de werkrelatie.

Wat werkte minder:

• Standaardoplossingen zonder maatwerk. Elke organisatie en elk team vroeg om een maatwerkaanpak die paste bij de eigen cultuur en situatie.

Relationeel werken is geen project dat je even implementeert. Het vraagt een cultuurverandering, gedragen door alle lagen van de organisatie

Meer weten?

• Eindrapportage Verzuim Innovatieve Aanpak 2019-2023
• Presentietheorie – Andries Baart
• Relationeel samenwerken om verzuim tegen te gaan – Actie Leer Netwerk